- Einleitung – Die Suche nach dem idealen Kommunikationssystem für eine Arbeitswelt im Wandel
Wann und wofür braucht man Teams beziehungsweise SharePoint? Um die heutigen Anforderungen von Unternehmen zu meistern, braucht es eine ganze Menge, vor allem aber Kommunikation. Deshalb beschäftigen sich viele Organisationen mit der Frage, welche Plattform sich am besten dafür eignet, das Dokumentenmanagement und die Kollaboration im Unternehmen zu vereinen. Aber worin liegen die Unterschiede und welche der beiden Plattformen aus dem Hause Microsoft eignen sich unterm Strich am besten für welches Unternehmen?
Um die Entscheidung zu erleichtern, diskutiert dieser Artikel die jeweiligen Stärken und Schwächen der beiden Anwendungen für die wichtigsten Use Cases.
- Teams vs. SharePoint
- Kollaboration
SharePoint:
Als die ältere der beiden Anwendungen wurde SharePoint vor allem dafür entwickelt, Dateien und Dokumente zu organisieren und mit Kollegen und Externen zu teilen.
Besonders im Bereich der Kollaboration bietet SharePoint viele Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit leichter zu gestalten. Beispielsweise ist es möglich, Nutzern spezifische Rechte für die Verwaltung der unterschiedlichen Versionen eines Dokuments zuzuordnen und Genehmigungsworkflows einzurichten. Mit SharePoint können User ausserdem Co-Autorschaften führen und damit synchron miteinander am gleichen Dokument arbeiten, ohne im Nachgang separat entstandene Inhalte zusammenfügen zu müssen. Des Weiteren kann der Nutzer über die Vorschaufunktion von SharePoint ohne weitere Einschränkungen auf die gewünschten Dateien zugreifen – unabhängig davon, ob er die notwendigen Dateianwendungen auf dem jeweiligen Endgerät installiert hat oder nicht.
Die Zusammenarbeit an Dokumenten wird damit in SharePoint vereinfacht – für eine anwendungsübergreifende Kollaboration bietet SharePoint jedoch keine integrierten Lösungen, sodass Nutzer zu den entsprechenden Anwendungen wechseln müssen.
Teams:
Mit dem Fokus, eine Anwendung zu entwickeln, die die Kollaboration mit dem Aspekt der Kommunikation zusammenbringt, brachte Microsoft im Jahr 2017 die Anwendung Teams heraus, welche Skype als Marktführer ablösen sollte.
Teams ist bietet Funktionen wie Chat, Videokonferenzen, Datenspeicher und Anwendungsintegrationen, um die Zusammenarbeit von sowohl internen als auch externen Personen zu erleichtern. Indem Teams für jeden anwendungsintern erstellten Kanal eine separate Office-Gruppe gründet, stellt die Anwendung für jedes Teammitglied multiple Office-Produkte zur Verfügung, wie beispielsweise OneNote, Planner, SharePoint Online, Power BI und tauscht automatisch die gemeinsamen Mailboxinhalte und Kalendereintragungen aus. Innerhalb jedes erstellten Teams ist es den Nutzern möglich, unterschiedliche Kanäle für jede Form der Kollaborationsanforderung zu erstellen. Darunter fällt der Austausch über Videokonferenz, Voice Call, Chat oder E-Mail oder auch das Teilen von Dokumenten.
Mit diesem multifunktionalen Ansatz ermöglicht Teams eine nahtlosere Zusammenarbeit als es SharePoint mit den notwendigen App-Wechseln könnte.
- Organisation
SharePoint:
Eine nutzerfreundliche Bedienung bietet die Anwendung durch die Templates, die anfangs ausgewählt werden müssen. Unter anderem können Nutzer hier bereits die Verzeichnisstruktur in der Standardbibliothek festlegen, das Archivsystem für Compliance-relevante Dokumente einstellen und bestimmte Features deaktivieren, die nicht benötigt werden.
Neben diesen Voreinstellungen bietet die Anwendung zahlreiche Features, um Dokumente und Dateien ganz nach Bedarf zu organisieren.
Teams:
Teams wiederum stellt automatisch für jede Instanz eine eigene SharePoint-Sammlung zusammen. Auf der einen Seite erspart das dem Nutzer das manuelle Anlegen von Dokumentenbibliotheken, auf der anderen Seite bietet Teams nicht die Bandbreite von ECM-Funktionen, wie sie SharePoint bietet. So fehlen beispielsweise die Workflows und Vorlagen sowie unterschiedliche Ansichten.
- Kommunikation
SharePoint:
Über SharePoint können Neuigkeiten, Updates, Berichte, Statusinformationen und weitere Mitteilungen in einem übersichtlichen Format als Post im Newsfeed auf der eigenen Homepage mit dem ganzen Unternehmen oder mit einzelnen Abteilungen oder Standorten geteilt werden. Damit bietet sich die Nutzung von SharePoint vor allem dann an, wenn Mitteilungen eine Vielzahl von Menschen erreichen sollen.
Eine Möglichkeit, direkte Nachrichten mit anderen Nutzern auszutauschen, bietet SharePoint allerdings nicht, sodass für einen Austausch zu zweit oder in Gruppen auf andere Anwendungen ausgewichen werden muss.
Teams:
Microsoft Teams bietet im Gegensatz dazu eine Reihe von direkten Kommunikationsfunktionen wie Chat oder Videokonferenzen, bei denen die Beteiligten sogar eine Reihe von Handzeichen nutzen können, um Reaktionen zu senden, ohne den Redner zu unterbrechen. Damit findet Kommunikation auf unterschiedlichen Ebenen statt, was die Atmosphäre und die Zusammenarbeit im Team unterstützen kann. Auch das lange Suchen nach Kontakten erspart Teams dem User. Wann immer eine neue Kommunikation mit einer anderen Personengruppe gestartet werden soll, ist es dem Nutzer möglich, aus vorhandenen oder neuen Kontakten ein Team mit separaten Kommunikationskanälen zu starten. Es können ausserdem für jede Besprechungsgruppe Aufgaben verteilt und Fristen festgelegt werden, die jedes Teammitglied aufrufen und einsehen kann. Der dynamische Dialog, der Teams so populär machte, kann in der Anwendung über Direktnachrichten oder in Kommentaren und Gruppengesprächen entstehen.
Trotzdem ist es manchmal nicht empfehlenswert, jede Information über Teams mitzuteilen. Führungskräfte oder Projektleiter, die eine wichtige Ankündigung zu machen haben, sollten dies nicht über Teams machen, weil nur zu dem Zeitpunkt aktive Teammitglieder die Mitteilung auch wirklich erhalten. Es besteht sogar eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Teammitglieder, die gerade nicht online sind, die Mitteilung ganz verpassen, weil die Nachricht zu dem Zeitpunkt, wenn sie die Anwendung dann starten, im Feed nach unten gerutscht ist.
2.4 Dokumentenmanagement
SharePoint:
SharePoint lässt sich als Anwendung für das statische Lagern von Dokumenten und Dateien beschreiben. Teams als dynamische, leicht begreifbare Anwendung erleichtert dagegen die schnelle Kommunikation und damit auch die Kooperation. Dies ist möglich, weil Dokumente, die in einem Team zur Verfügung gestellt werden, sowohl leicht verfügbar sind als auch synchron von allen Teammitgliedern bearbeitet werden können.
Teams:
Durch den fast exponentiellen Anstieg der Nutzung von Teams und der gleichzeitigen Speicherung grosser Mengen an Dateien in den Kanälen erwies sich allerdings das Anordnen und Organisieren für den Nutzer vielerorts als problematisch. Der rudimentäre Aufbau der von Teams erstellten SharePoint-Seite ist ebenfalls keine grosse Unterstützung bei der Anlage einer übersichtlichen Registerkartei.
Daher ist es durchaus sinnvoll, SharePoint als Organisationsablage und Zugriffsspeicher zu involvieren, wenn die gewünschte Übersichtlichkeit in Teams nicht vorhanden ist.
- Fazit
Es gibt demnach nicht die eine Anwendung, die zu jeder Zeit und für jeden Zweck zu empfehlen ist. Welche Plattform am Ende geeignet ist, hängt einzig und allein von den Anforderungen des Nutzers ab – es könnten sogar beide bei gleichzeitiger Nutzung empfehlenswert sein. Im Folgenden werden die Vorteile jeweils noch einmal übersichtlich dargestellt.
Kommunikation: Teams +++ SharePoint +
Für alle täglichen Kollaborationsprozesse, die viel Kommunikation und Dynamik bedürfen, bietet es sich an, Teams zu nutzen. Das gilt insbesondere für die synchrone Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Teammitgliedern.
Dokumentspeicher: Teams + SharePoint +++
Wer auf der Suche nach einem statischen Datenlager ist, ist mit SharePoint sehr gut beraten. Die Plattform ist die beste Wahl, wann immer eine erweiterte Struktur von Unterseiten sowie mehreren Dokumentbibliotheken und nutzerdefinierten Ordnern gebraucht wird.
Handhabung: Teams +++ SharePoint +
Im Punkt der Handhabung ist Teams die naheliegende Wahl. Die Anwendung vereinfacht die zentralen Komponenten der Kommunikation, fördert mit ihrem einfach zugänglichen Design die persönliche Produktivität und erhöht den Arbeitsfokus, weil nicht zwischen mehreren Anwendungen gewechselt werden muss, um Bearbeitungen vorzunehmen.
Visibilität von Informationen: Teams + SharePoint ++
Im Punkt Visibilität von Informationen bietet es sich durchaus an, Ankündigungen über SharePoint auf der persönlichen Homepage zu teilen. Die Informationen können nicht wie im Teams-Chat von neueren Nachrichten im Feed verdrängt werden, sodass inaktive User die Ankündigung schlimmstenfalls ganz übersehen.