Verlässliche Daten bilden das Fundament für erfolgreiches und zukunftsfähiges Business – und Master Data Management (MDM) ist die Technologie, die diese Daten erzeugt und zentral zugänglich macht. Damit können Unternehmen mithilfe von MDM eine ganze Reihe von Vorteilen realisieren, die die Argumentation gegenüber den Entscheidern im Unternehmen erleichtern. Mit einer reinen Vorteilsargumentation ist es allerdings noch nicht getan – in diesem Artikel erklären wir, wie man ein MDM-Projekt von Anfang an richtig angeht.
Bewusstsein schaffen
Zunächst einmal ist es wichtig, zu wissen, welche Daten überhaupt geschäftskritisch sind, wo diese im Unternehmen verwaltet und von wem sie zu welchem Zweck genutzt werden. In dem Zusammenhang sollten auch bereits die Prozesse rund um die Beschaffung, Entstehung, Anreicherung und Bereitstellung der Daten analysiert werden. Hierbei gibt es auch keinen allgemeingültigen Blueprint, da sich Unternehmen in ihren Herausforderungen häufig sehr unterscheiden. So haben Lieferanten und Händler grundsätzlich verschiedene Anforderungen an ihre Datenprozesse. Dennoch gibt es ein paar typische Fragestellungen, die dabei helfen, die Ausgangssituation klar zu skizzieren:
- Welche Art von Daten sind Kernelemente unserer wichtigsten Geschäftsprozesse? Sind es Informationen zu unseren Produkten, Kunden, Lieferanten, Standorten und/oder andere?
- Wie entstehen diese Daten bzw. wie gelangen sie in unsere Systeme?
- Welche Systeme passieren die Daten während der Kernprozesse?
- Wer ist alles in die Prozesse involviert und welche Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Herausforderungen haben die Beteiligten?
- Gibt es regulatorische Vorschriften oder Gesetze, die bei der Umsetzung der Prozesse berücksichtigt werden müssen?
- Welche Ineffizienzen sind bekannt?
Diese und ähnliche Fragen zu stellen, sorgt für ein gemeinsames Bewusstsein bei den Initiatoren – ein wichtiger erster Schritt, um den MDM Business Case zusammen vor dem Management zu vertreten.
Fakten auf den Tisch legen
Ist der Business Case grob umrissen, folgt im nächsten Schritt die Ausarbeitung der Faktoren, die den ROI des Projektes bestimmen. Der ROI bemisst sich zum einen nach den Einsparungen und zum anderen nach dem zusätzlichen Umsatz, die durch das MDM generiert werden können. Zu möglichen Kosteneinsparungen gehören beispielsweise besser verhandelte Lieferantenvereinbarungen, eine geringere Anzahl von Retouren aufgrund der besseren Produktkommunikation und Prozessoptimierungen im Datenonboarding oder Marketing. Auf der Umsatzseite können ein schnelleres Go-to-Market, ein grösserer Kampagnenerfolg aufgrund von personalisierter Kundenansprache und eine höhere Wiederkaufsrate dank der besseren Kundenerfahrung angebracht werden. Darüber hinaus verfügen MDM-Technologien über integrierte Analytics- und Reporting-Funktionen, die wertvolle Erkenntnisse liefern und damit kontinuierliche Optimierungen ermöglichen.
Der Business Case steht – und jetzt?
Bei der Auswahl der passenden Technologie gilt es, ein paar Dinge zu beachten. Schliesslich soll mit MDM ein zentrales und viele unterschiedliche Geschäftsprozesse umspannendes System eingeführt werden. Das macht MDM auch strategisch zu einem wichtigen Projekt, weswegen nicht nur allein die Funktionsebene evaluiert werden sollte, sondern auch eine Reihe von Strategiefeldern. So kann es bei der Auswahl eine Rolle spielen, welche Integrationspartner ein Anbieter hat – zum einen ist hier häufig die räumliche Nähe zum Unternehmen von Bedeutung und zum anderen natürlich auch die Erfahrungen und Kompetenzen der in Frage kommenden Partner.
Aber auch im Bereich Technologiestrategie lohnt sich ein genauerer Blick. Selbst wenn ein Unternehmen aktuell noch keinen Use Case für den Einsatz von KI oder Analytics sieht, könnten diese Aspekte in Zukunft eine wichtige Rolle spielen. Daher sollten relevante Anbieter immer auch nach den Möglichkeiten ausgewählt werden, künftige Anforderungen zu erfüllen. Auch bei der Frage nach der Art der Installation sollte langfristig geplant werden – On-premise-Lösungen machen heute nur noch in sehr speziellen Fällen Sinn, die meisten Business Cases profitieren deutlich von Software-as-a-Service-Modellen.
Zusätzlich müssen sich Unternehmen Gedanken darüber machen, wie sie MDM in ihre Infrastruktur implementieren wollen – das Konzept hängt vom Business Fokus und von der Komplexität des Unternehmens ab. Die Unterschiede liegen insbesondere darin, wer das führende System bei der Aktualisierung der Daten ist – bestehende Datenquellen oder das MDM. Vor diesem Hintergrund kann es ein vorteilhaftes Szenario für Unternehmen mit einer komplexen Systemlandschaft sein, wenn MDM sich lediglich Daten aus den Quellsystemen zieht, um eine bereinigte Datenwahrheit bereitzustellen. Hierbei werden keine Daten zurück in die Systeme gesandt und die Quellsysteme bleiben weiterhin selbst verantwortlich für die Qualitätssicherung. Dadurch wird nicht massiv in die Systemlandschaft des Unternehmens eingegriffen, die MDM-Integration selbst kann vergleichsweise schnell und kostengünstig durchgeführt werden. Demgegenüber steht eine zentralisierte Vorgehensweise, bei der das MDM als das führende System implementiert wird. Es bestimmt die Qualität der betroffenen Daten über alle Systeme hinweg und führt so zu einem gesicherten und sehr hohen Datenqualitätsniveau in allen Prozessen und Applikationen. Änderungen an den Daten werden im MDM vorgenommen und sind sofort in den anderen Systemen verfügbar. Damit ist der Vorteil dieser Vorgehensweise insbesondere, dass die Daten stets akkurat, korrekt und vollständig vorliegen und die Kontrolle bei einem einzigen zentralen System liegt.
Da MDM ein langfristiges Digitalisierungsprogramm ist, findet häufig auch eine Evolution in Unternehmen statt, bei der irgendwann vom ersten in den zweiten Ansatz gewechselt wird. Das ist wichtig zu verstehen – MDM wird nicht implementiert und ist dann „fertig“, es wächst mit den Unternehmen und ihren Anforderungen mit.