Einleitung | Was genau ist digitale Kollaboration eigentlich?
Die weltweite Pandemie hat vor allem drei Dinge gezeigt. Erstens: Die wenigsten Unternehmen waren und sind den Herausforderungen von Modern Work gewappnet. Zweitens: Es gibt keine allgemeingültige Strategie für Modern Work. Drittens: Die Bereitstellung digitaler Kollaborationstools reicht noch lange nicht aus, damit Teams effektiv zusammenarbeiten können.
Dennoch sollte sich jede Organisation, die zumindest einen Teil ihrer Arbeitsabläufe ortsunabhängig und digital abbilden kann, mit den Möglichkeiten und mit passenden Umsetzungsstrategien beschäftigen, denn die Vorteile sind ebenso wenig von der Hand zu weisen wie die Herausforderungen. Die Nutzung von gemeinsamen Plattformen zur Zusammenarbeit eröffnet beispielsweise jede Menge Möglichkeiten, Zeit einzusparen. So sind wichtige Informationen viel eher zentral für alle zugänglich, was häufiges Nachfragen oder Suchen überflüssig macht. Viele Tools bieten unkomplizierte Kommunikationsfunktionen wie Chatkanäle an – so spart man sich viel Zeit, die sonst für das ein oder andere Telefonat oder für das Schreiben einer E-Mail aufgewendet werden müsste.
Auch die Steigerung der Flexibilität in den Arbeitsabläufen ist ein ganz klarer Vorteil. Teammitglieder und Kollegen können zeit- und ortsunabhängig an den gleichen Projekten arbeiten, ohne dass die geografische Distanz einen negativen Effekt auf die Ergebnisse zur Folge hat. Auch spontane Meetings und Absprachen bei zeitkritischen Fragen oder Problemen sind sehr einfach möglich. Das wirkt sich auch positiv auf das Arbeitsklima aus – richtig eingesetzt, können moderne Kollaborationstools auch globale Teams zusammenschweissen. Dazu gehört auch ein vereinfachtes Teilen von Wissen und Informationen sowie die Optimierung zahlreicher Arbeitsabläufe für eine gesteigerte Produktivität.
Wo viele Führungskräfte noch in erster Linie an Videokonferenzen denken, bieten moderne Kollaborationstools längst sehr viel mehr Funktionen an, die zahlreiche Workflows und Aufgaben digital abbilden können. Ob Projektmanagement, Reviews und Freigaben oder Lösungen für einen kreativen Ideenaustausch: Richtig umgesetzt, kann Modern Work alles, was man für einen Bürojob braucht – und mehr!
Digitalisierung hat die Arbeitswelt auf den Kopf gestellt… wirklich?
Auf den ersten Blick scheint der Umstieg auf Modern Work für viele Unternehmen geglückt – immerhin arbeiten etliche Teams bereits seit 2020 im Homeoffice zusammen. Eine Studie fand jedoch heraus, dass mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer im Laufe der Zeit schon einmal unzufrieden mit den von ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Softwaretools war und knapp ein Viertel deswegen schon ans Kündigen gedacht hatte (Quelle). Tatsächlich ist die Unzufriedenheit der Mitarbeiter die grösste Gefahr für eine erfolgreiche Implementierung von Kollaborationstools. Das liegt zwar auf der Hand, scheint aber, mit Blick auf die Zahlen, in der Praxis oft vernachlässigt zu werden.
Und, Hand aufs Herz: Wie viele der Funktionen, die Teams, SharePoint und all die anderen Kollaborationstools bieten, nutzen Sie tatsächlich?
(Never) change a running system
Das häufigste Problem ist, dass Mitarbeiter Kollaborationstools zwar zur Verfügung gestellt bekommen, aber nicht verstehen, wie sie sie für ihre eigene Arbeitsabläufe nutzen können. Eine individuelle Einweisung in neue Applikationen ist eher selten und so wird es den Mitarbeitern überlassen, sich in der Software zurechtzufinden und sie in ihren Arbeitsalltag zu integrieren.
Die Folge: Wenn überhaupt, nutzen Mitarbeiter die neuen Tools nur sehr oberflächlich. Das liegt vor allem auch daran, dass sie diese Tools für die Erfüllung ihrer Aufgaben überhaupt nicht brauchen. Natürlich haben wir uns alle längst an Videokonferenzen gewöhnt – aber warum soll die seit jeher auf Papier gekritzelte To-Do-Liste in ein Kanban-Board übertragen werden? Für Mitarbeiter fühlen sich solche Anweisungen schnell nach Mehrarbeit oder Bevormundung an, und das gilt insbesondere für langjährige Angestellte eines Unternehmens. Eine so erzwungene Veränderung gelebter Arbeitsweisen führt unweigerlich zu Unzufriedenheit und wird eher keinen messbaren Mehrwert bringen.
Die erste grosse Herausforderung besteht also zunächst einmal darin, selbst zu verstehen, welche Mehrwerte eine Kollaborationssoftware tatsächlich bringen kann. Wer diese nicht glaubhaft an seine Mitarbeiter verkaufen kann, der kann nicht von ihnen verlangen, dass sie ohne Einwände den Umgang damit lernen und ihre über die Zeit verfestigten Prozesse widerspruchslos selbst in die digitale Welt übertragen.
Produktivität – das Mass aller Dinge
Natürlich braucht es eine digitale Plattform, die physische Aufgaben digitalisiert. Dazu gehören Meetings und auch die Verwaltung von Akten und Dokumenten. Es braucht auch Anwendungen wie Outlook, Excel, InDesign oder Photoshop, um gewissen Aufgaben erledigen zu können – das wird niemand bestreiten. Kollaborationstools ersetzen aber längst nicht nur Teammeetings und richtig integriert, können sie die Produktivität von Organisationen um 20 bis 30 Prozent steigern.
Letztendlich ist es genau das, um was es geht: Mithilfe geeigneter Lösungen die Produktivität des Einzelnen, der verschiedenen Teams und letztlich des gesamten Unternehmens zu steigern. Dafür setzen Kollaborationstools an der Organisation von Prozessen und Workflows an. Dazu gehören:
- Informationsaustausch. Das Teilen von Informationen ist eine der wichtigsten Aufgaben in Unternehmen. Ankündigungen und Neuigkeiten aus dem Top-Management sind wichtig für die Transparenz. Regelmässige Updates zum Arbeitsstand helfen dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und gemeinsam anzugehen. Sind mehrere interne und externe Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt, trägt der Informationsaustausch dazu bei, dass alle stets auf dem gleichen Stand sind und wissen, wenn ihnen Aufgaben zugeteilt werden oder Feedback aussteht.
- Kollaboration. Gerade im Kreativbereich wie Grafikdesign oder Redaktion arbeiten sowohl interne Beteiligte als auch externe Dienstleister wie Agenturen zusammen an Projekten. Aber auch Softwareentwickler, Stakeholder und Projektleiter müssen beispielsweise in Integrationsprojekten sehr eng zusammenarbeiten. Kollaborationstools bieten hierfür spezielle Funktionen wie Chats, Reviews, Feedbacks, Versionierungen und intelligente Workflows, die alle miteinander verbinden. Dadurch kann das Datenchaos mit veralteten Dokumenten und redundanten Versionen vermieden und der gesamte Kreativprozess effizienter gestaltet werden.
- Überblick. Projektmanagementtools helfen sowohl Teams als auch einzelnen Mitarbeitern dabei, den Überblick über alle anstehenden, laufenden und abgeschlossenen Aufgaben zu behalten. Kombiniert mit einem intelligenten Task Management weiss jeder, welche Aufgaben ihm zugewiesen wurden und kann flexibel auf Anfragen oder Probleme reagieren.
- Integration. Kollaborationssoftware verfügt typischerweise über zahlreiche Integrationsmöglichkeiten, um gängige Office- und Produktivitätsanwendungen in die Workflows einzubinden. Damit können Mitarbeiter nahtlos Prozessschritte durchlaufen und müssen nicht ständig von Anwendung zu Anwendung springen. Das spart Zeit und sorgt für eine optimale User Experience, was wiederum zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.
- Beobachten und lernen
Die Möglichkeiten, Mehrwerte durch Kollaborationssoftware zu schaffen, sind also zahlreich. Dafür müssen Unternehmen aber die vorangegangenen Hürden überwinden und es schaffen, dass die Mitarbeiter die verfügbaren Tools auch entsprechend in ihre Arbeitsweisen einbinden und effektiv nutzen.
Sie müssen diese Veränderung planvoll und aktiv begleiten, immer wieder auf die Mitarbeiter zugehen und diesen wichtigen Schritt der Digitalisierung gemeinsam mit ihnen gestalten – nicht für sie. Damit das gelingt, sollten Organisationen die folgenden drei Schritte beachten:
- Verstehen, wie die Arbeitsabläufe aktuell aussehen
- Die herausgearbeiteten Anforderungen digital abbilden
- Das digitale Ökosystem regelmässig auf den Prüfstand stellen
- Wie arbeitet Ihr Team heute?
Im ersten Schritt müssen die Verantwortlichen genau erfassen, wie die aktuellen Prozesse, Workflows und individuellen Arbeitsabläufe aussehen. Das bedeutet erst einmal: zuhören. Überlassen Sie Ihren Mitarbeitern das Wort und erfahren Sie, welche Herausforderungen sie bei der Bewältigung ihrer Aufgaben meistern müssen, womit sie Schwierigkeiten haben, was gut funktioniert und was sie sich wünschen.
Ist die Ist-Situation erfasst, werden Ineffizienzen, Synergie- und Optimierungspotenziale für alle Beteiligten sicht- und greifbar. Es ist an dieser Stelle empfehlenswert, die Erkenntnisse aus der vorangegangenen Analyse mit der gesamten Organisation zu teilen. Das Gefühl, von Anfang an mit in den Veränderungsprozess involviert worden zu sein, wird die Akzeptanz der neuen Kollaborationstools erheblich erhöhen.
- Wie lassen sich die Arbeitsabläufe in die digitale Welt übertragen?
Sind alle Arbeitsschritte, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten transparent skizziert und die Anforderungen klar, können geeignete Kollaborationstools evaluiert und kann abgeschätzt werden, inwiefern sie zur Effizienz- und Produktivitätssteigerung beitragen können, sobald sie integraler Bestandteil des digitalen Ökosystems und der organisationalen Prozesskette sind.
Neben diesen Faktoren spielt aber auch die Usability eine Rolle, denn letztlich hängt die Nutzerakzeptanz natürlich auch davon ab, ob die Mitarbeiter gerne mit einer Technologie arbeiten oder nicht. Natürlich ist das User Interface der meisten modernen Kollaborationstools auf eine möglichst einfache und intuitive Bedienbarkeit hin optimiert – dennoch schadet es nicht, auch in dem Auswahlprozess das Feedback der künftigen Nutzer einzuholen.
So holen Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen an Bord
Sind die geeigneten Technologien ausgewählt, müssen sie nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert und die Nutzer entsprechend ihren individuellen Rollen und Arbeitsabläufen geschult werden. Eine saubere Dokumentation der neuen Prozesse muss zentral zur Verfügung gestellt und laufend aktualisiert werden. Eine offene und gemeinsame Beschreibung, wie die Zusammenarbeit auszusehen hat, verhindert Unsicherheiten, Unzufriedenheit und ein erneuter Wildwuchs and individuellen Arbeitsabläufen und Lösungen, um die neue Prozesslandschaft zu umgehen.
Wichtig dabei ist, dass auch diese neue digitale Organisation dynamisch ist und mit jedem neuen Projekt, Mitarbeiter oder gar Team von einer zentralen Stelle aus angepasst wird. Dabei muss das Gleichgewicht gehalten werden zwischen notwendigen Erweiterungen oder Verbesserungen existierender Regeln und einer gewissen Konstanz, die es braucht, damit Veränderungen angenommen und gelebt werden. Kontraproduktiv wäre ein allzu volatiles Regelwerk, welches als willkürlich aufgenommen werden könnte.
Im Umgang mit digitaler Kommunikation sollten die gleichen Regeln festgehalten werden wie in einem egal wie gearteten Bürokomplex. Mitarbeiter sollten gemäss ihrer Rolle im Unternehmen erreichbar sein. Wer sich für die Ausübung seiner Tätigkeit über mehrere Stunden hinweg konzentrieren muss, der sollte seine Nicht-Verfügbarkeit auch digital anzeigen können. Umgekehrt müssen die Kollegen das auch respektieren und in solchen Fällen von Anfragen oder Anrufen absehen. Solche Umgangsregeln sollten am besten mit in die Dokumentation einfliessen und aktiv im Unternehmen durchgesetzt werden – ansonsten kann schnell ein Benachrichtigungschaos entstehen, das jede Produktivitätssteigerung direkt im Keim erstickt und eher zur Belastung für alle Beteiligten wird.
Ausblick | Finden Sie einen Weg, der zu Ihrem Team passt
Der Leitfaden hat gezeigt, dass es für den Einsatz von Kollaborationstools keine allgemeingültige Strategie geben kann. Jede Organisation ist anders und jedes Team hat seine eigene Art und Weise, miteinander zu arbeiten und zu kommunizieren. Unternehmen sollten das von Anfang an anerkennen und gar nicht erst versuchen, allen Teams und Mitarbeitern eine einheitliche digitale Arbeitsweise überzustülpen.
Die beste Methode, Anwendungen so effektiv wie möglich einzusetzen, ist, die Nutzer selbst in die Gestaltung neuer Prozesse einzubinden. Nur so bekommen Mitarbeiter das Gefühl, dass sie auch wirklich als Verantwortliche für Ihren Bereich angesehen und respektiert werden und sind eher bereit, selbst auch Optimierungspotenziale zu entdecken und entsprechende Massnahmen zu definieren. Sonst bleibt Microsoft Teams ausschliesslich ein Videokonferenztool und SharePoint bedauerlicherweise der einzige Zugang zum Menüplan der Kantine.